Folha de pagamento: confira os itens que não podem ficar de fora

Para manter a rotina de uma empresa em dia é necessário o cumprimento de obrigações trabalhistas e tributárias, que auxiliam no sucesso e no desempenho de um trabalho de qualidade. Uma das coisas que não pode ficar de fora nesse processo é a organização da folha de pagamento.

O documento é essencial para manter o controle financeiro das organizações e de seus funcionários, devendo ser aplicado independente do tamanho da empresa ou da quantidade de colaboradores, comprovando recolhimento de impostos e do INSS, além dos pagamentos de verbas trabalhistas, salários e benefícios correlatos.

O cuidado, nesse aspecto, permite ainda evitar questões judiciais relacionadas a processos trabalhistas, multas e indenizações. Entretanto, alguns tópicos podem fazer diferença na hora da elaboração da folha. Saiba mais!

O que é folha de pagamento?

Também conhecida como holerite ou contracheque, a folha de pagamento é um documento utilizado no processo de recebimento dos valores referentes ao período trabalhado por um funcionário. Ela contém informações sobre ganhos brutos e descontos de impostos ou contribuições que podem ser obrigatórias ou opcionais, até chegar ao valor de salário líquido que deve ser pago.

A folha é essencial por ter registros dos valores a que cada colaborador tem direito, de forma individual e com descrições gerais de cada um deles. Os depósitos que devem ser feitos ao Instituto Nacional do Seguro Social, o INSS, também são informados ali, deixando as pendências com a previdência regularizadas.

De forma geral, os dados que estão mostrados nesse documento são os registros financeiros dos funcionários, a distribuição de salários, além dos registros mensais e anuais. Os colaboradores recebem versões individuais que contém apenas informações sobre seu trabalho, sem ter acesso à folha completa, utilizada pela equipe de contabilidade e financeira.

Uma das principais funções é a garantia de conformidade com as leis trabalhistas e fiscais federais e estaduais, já que a folha tem os cálculos de pagamentos que devem ser efetuados. Um detalhe importante a ser observado é que o ciclo contido no documento corresponde ao intervalo de tempo entre dois pagamentos salariais. As empresas podem optar por fazer o pagamento dos valores de forma quinzenal, mensal ou semanal.

Vantagens da emissão da folha de pagamento para a empresa

Uma das vantagens de se emitir a folha de pagamento é a facilidade de desenvolver relatórios que otimizam procedimentos de contabilidade e auxiliam na declaração de impostos e no cumprimento de requisitos legais. A emissão correta do documento evita erros e facilita o dia a dia no mundo corporativo. Confira algumas das facilidades de utilizar a folha de pagamento:

Estar em dia com as exigências legais

A questão salarial acaba sendo uma das coisas que mais levam a processos judiciais envolvendo empresas e funcionários. Por isso, ter tudo de concisamente nos documentos, como a folha de pagamento, pode auxiliar a empresa a estar isenta de obrigações, por exemplo, os tributos fiscais ou impostos. Tudo isso afeta diretamente na reputação do empreendimento e consequentemente, do serviço realizado, independente do setor.

Ter um banco de dados dos funcionários

A folha de pagamento também possibilita otimizar informações sobre os funcionários, como registro do tempo de folga e férias, que devem ser seguidos para o cumprimento de todas as obrigações trabalhistas. Dessa forma, a empresa consegue ser ágil e ter na mão informações de pagamentos internos.

Contribuir com o processo de seleção

A utilização deste método também permite aumentar o número de funcionários sem grandes dificuldades e auxilia nos processos de recrutamento e na distribuição de benefícios flexíveis.

Evitar multas e taxas

Um dos principais atributos da folha de pagamento é evitar que a empresa tenha gastos com multas e taxas que podem ocorrer por atrasos na quitação dos valores, ou pelo não cumprimento de algumas das obrigações trabalhistas.

Itens que não podem faltar na folha de pagamento

Para ser completo e não errar em nenhum dos atributos da folha de pagamento, é necessário se atentar aos detalhes que o documento deve contar. Dentre eles estão: informações dos funcionários, valores de salários bruto, horas trabalhadas, descontos, rendas extras e adicionais, além do pagamento líquido.

Informações dos funcionários

Os dados referentes a nome, endereço e número de cadastro de cada funcionário devem ser informados no documento para identificar os valores referentes a cada colaborador da empresa. Essa é uma questão imprescindível para que tudo seja executado dentro dos padrões necessários.

Salários bruto

O valor que o colaborador ganha antes dos descontos deve ser informado na área do salário bruto que também consta no documento.

Horas trabalhadas

Já o número de horas trabalhadas traz informações sobre o período em que o trabalhador esteve prestando serviços para a empresa. Geralmente contém os registros do ponto eletrônico ou manual ao qual o colaborador submete a prestação de contas mensalmente.

Descontos 

Os valores referentes a taxas de impostos, tributos e benefícios, como plano de saúde, vale-refeição, vale-transporte e outros, também devem estar informados na folha de pagamento dos funcionários. Eles são importantes para chegar ao cálculo final do que será repassado ao colaborador.

Rendas extras e adicionais

Também é importante conter dados sobre horas extras, ou seja, carga horária que ultrapassa a rotina normal e demanda pagamento adicional. Em caso onde há gorjetas ou valores excedentes, como adicional noturno, comissões ou bônus, as informações devem ser agregadas.

Pagamento líquido 

Ao término da subtração dos descontos e deduções, o valor restante é utilizado como o salário líquido do funcionário e as informações individuais repassadas ao holerite ou contracheque.

Atenção garante execução de um bom fechamento da folha de pagamento

Um dos fatores que define a confiabilidade de uma folha de pagamento é a organização do documento. A assertividade deste documento garante que não sejam realizados pagamentos indevidos por erros de cálculos, que costumam ocorrer em casos em que a utilização de planilhas e registros manuais é realizada.

Especialistas recomendam a utilização de softwares adequados para gestão, que automatizam os processos e garantem maior confiabilidade nos resultados. O cumprimento das leis também é uma cobrança constante, já que passivos trabalhistas acabam elevando a folha de pagamento.

Os responsáveis também devem estar atentos a mudanças na legislação e em acordos trabalhistas, que podem gerar custos extras. Por isso, não deixe de dedicar tempo e de contar com apoio especializado para auxiliar na resolução desta questão.

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