Como preencher nota fiscal eletrônica - 2024

Como você pode preencher corretamente a nota fiscal eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento de cunho digital, que visa a documentação da circulação das mercadorias ou prestação de serviços em empresas e afins. Desde 2006 ela substitui a nota impressa dos modelos 1 e 1A.

Apesar de estar em vigor há muitos anos, empresas novas ainda tem dificuldade sobre o preenchimento da nota. O site da Secretaria da Fazenda contém os dados e normas oficiais para cada estado, mas outras informações também podem ser encontradas, sempre com a confirmação no site.

Passo-a-passo

Para preencher e emitir a Nota Fiscal Eletrônica alguns itens são necessários:

– Computador com um bom sistema operacional e acesso à internet;

– Senha para acessar o posto fiscal eletrônico;

– Programa para emissão de Nota Fiscal Eletrônica.

– Nota/Certificado Digital A1;

1. Programa

O programa emissor está disponível no site da Secretaria da Fazenda, em Downloads. Nesta página existem dois aplicativos, uma versão de testes e uma versão de produção do programa, além do Manual do Emissor (com linguagem técnica) e vários vídeos sobre o tema. Para baixar o programa é necessário ter o JAVA instalado no PC.

2. Credenciamento

Após o download o credenciamento deve ser solicitado, por meio do site da Secretaria de seu estado. Na tela deverá ser feito o cadastro de quem emitirá as notas e a liberação das emissões deve ser solicitada. Após a confirmação, as notas comuns emitidas não terão mais validade, apenas as eletrônicas.

3. Inicialização

Para iniciar, abra o programa. Na página seguinte deverá ser realizado o cadastro da empresa como Emitente das NFe. Basta clicar nos espaços para incluir as informações sobre a empresa. No caso de imagens jpg ou bmp (logotipo), deve ser feito upload para que o logo esteja nas DANFEs emitidas. Após o cadastro, instale o certificado, clicando em Sistemas/Certificados. A instalação deve ser feita de acordo com o tipo de certificado (A1 ou A3).

Obs.: o programa não reconhece acentos.

4. Cadastros

Depois de cadastrar a empresa, já é possível cadastrar os clientes, produtos e transportadoras. Em casos de produtos repetidos, com o mesmo valor, pode ser feito o cadastro antecipado, mas se cada um tiver características desiguais, o cadastro deve ser feito no ato do preenchimento da nota.

Clientes – Em Cadastros/Clientes, os clientes podem ser incluídos antecipadamente. Basta preencher os dados pedidos na tela, como CPF e endereço.

Transportadoras – No caso das transportadoras, acesse Cadastros/Transportadoras. O procedimento é semelhante, mas com as informações da transportadora.

Produtos – Clique em Cadastros/Produtos para incluir novos produtos. Informações como Unidade, e Preço por Unidade devem ser fornecidas.

Abaixo dos campos de produtos há uma tabela sobre tributos. Nela devem ser incluídos dados sobre origem do produto e ICMS. Depois há os campos para preenchimento sobre o IPI, de acordo com as tributações da empresa.

5. Emissão

Em Notas Fiscais/Emitir Nova Nota estão os dados referente à emissão, organizados em nove abas, cada uma com informações sobre clientes, produtos, etc, divididas da seguinte forma:

Aba 1: Dados da NF-e; Aba 2: Emitente; Aba 3: Cliente; Aba 4: Produtos e Serviços; Aba 5: Totais; Aba 6: Transportes; Aba 7: Cobrança; Aba 8: Informações Adicionais; Aba 9: Importação e Compras.

No caso de visualização das notas emitidas momento, ou em outros meses, basta ir até Notas Fiscais/Gerenciar Notas.

Essas e outras informações podem ser encontradas no site da Secretaria da Fazenda de cada estado.